Kalau kebutuhan perusahaan masih sebatas pembukuan, laporan keuangan, dan pajak, software accounting biasanya sudah cukup. Persoalannya mulai muncul ketika finance harus mengambil data dari banyak bagian perusahaan sebelum bisa menyelesaikan pekerjaannya.
Sales punya data penjualan, warehouse punya data inventory, purchasing mencatat pembelian, dan finance perlu memastikan semuanya sesuai sebelum melakukan rekonsiliasi dan closing. Semakin kompleks operasionalnya, semakin banyak pula pekerjaan manual yang harus dilakukan untuk menyatukan angka-angka tersebut.
Di sinilah accounting ERP menjadi relevan. Bukan sekadar karena ERP memiliki modul accounting, tetapi karena data keuangan dapat terhubung langsung dengan proses yang menghasilkan transaksi tersebut.
Apa Itu ERP Accounting?
Accounting ERP adalah bagian dari sistem ERP yang mengelola proses keuangan sekaligus menghubungkannya dengan fungsi bisnis lain, seperti sales, purchasing, inventory, manufaktur, dan payroll.
Perbedaannya akan terasa ketika finance membutuhkan informasi yang lebih dari sekadar pencatatan transaksi.
Ambil contoh margin produk. Untuk mengetahui apakah sebuah produk benar-benar menguntungkan, finance tidak cukup hanya melihat harga jual. Mereka juga perlu melihat biaya pembelian, HPP, inventory, diskon, dan biaya terkait lainnya.
Sistem yang saling terhubung mengubah semuanya. Finance tidak lagi berburu angka dari sana-sini, mereka hanya tinggal membacanya, lengkap dengan cerita di baliknya.
Mengapa Software Akuntansi Saja Bisa Menjadi Terbatas?
Software accounting bukan berarti tidak mampu menangani kebutuhan perusahaan. Untuk pembukuan, laporan keuangan, pajak, dan arus kas, software accounting bisa saja sudah memenuhi kebutuhan.
Yang menjadi masalah adalah ketika proses di luar accounting mulai semakin kompleks.
Bayangkan finance harus mengambil data penjualan dari satu sistem, inventory dari sistem lain, lalu mencocokkannya dengan pembelian sebelum melakukan closing. Selama volumenya masih kecil, proses seperti ini mungkin tidak terlalu terasa. Tetapi ketika transaksi, cabang, atau warehouse bertambah, pekerjaan manual tersebut ikut bertambah.
Jadi, persoalannya bukan selalu pada kemampuan software accounting, melainkan pada seberapa baik sistem tersebut terhubung dengan operasional perusahaan.
ERP mengambil pendekatan yang berbeda. Data dari sales, purchasing, inventory, dan proses lainnya dapat mengalir ke accounting sebagai bagian dari proses yang sama.
Apa yang Berubah bagi Tim Finance?
ERP sendiri tidak otomatis membuat pekerjaan accounting menjadi lebih baik. Yang berubah adalah cara finance mendapatkan dan menggunakan data.
Rekonsiliasi Lebih Terstruktur
Finance tidak lagi harus terus mencocokkan angka dari berbagai sumber. Ketika transaksi operasional dan accounting berada dalam sistem yang terhubung, proses rekonsiliasi menjadi lebih terstruktur.
Closing Lebih Terkontrol
Menjelang month-end closing, finance perlu tahu transaksi mana yang sudah selesai dan mana yang masih perlu diperiksa. Dengan data penjualan, pembelian, inventory, dan pembayaran yang saling terhubung, proses ini menjadi lebih mudah dipantau.
Lebih Mudah Menelusuri Transaksi
Ketika ada angka yang tidak sesuai, mengetahui nilainya saja tidak cukup. Finance perlu tahu dari mana angka tersebut berasal.
Dengan ERP, transaksi operasional dapat ditelusuri hingga pencatatan keuangannya. Ini membuat proses pemeriksaan lebih jelas ketika terjadi perbedaan.
Analisis Profitabilitas Lebih Detail
Pada akhirnya, manajemen biasanya tidak hanya bertanya, “Apakah perusahaan menghasilkan laba?”
Pertanyaannya bisa menjadi jauh lebih spesifik:
- Produk mana yang memiliki margin paling tinggi?
- Cabang mana yang paling menguntungkan?
- Berapa biaya yang dikeluarkan untuk proyek tertentu?
- Channel penjualan mana yang memberikan hasil terbaik?
Untuk menjawab pertanyaan seperti ini, finance membutuhkan lebih dari data accounting. Mereka membutuhkan data operasional yang terhubung dengan angka keuangan.
Area Akuntansi yang Perlu Diperhatikan dalam ERP
Saat mengevaluasi accounting ERP, jangan berhenti pada pertanyaan apakah sistem bisa membuat laporan laba rugi. Yang lebih penting adalah bagaimana accounting terhubung dengan aktivitas bisnis sehari-hari.
General Ledger menjadi pusat pencatatan keuangan, termasuk chart of accounts (daftar akun keuangan yang menjadi struktur dasar pembukuan) dan jurnal yang dihasilkan dari transaksi.
Accounts Payable dan Accounts Receivable menghubungkan kewajiban dan piutang dengan transaksi pembelian dan penjualan.
Bank Reconciliation membantu mencocokkan transaksi dalam sistem dengan aktivitas rekening bank.
Fixed Assets menangani aset seperti kendaraan, mesin, dan peralatan, termasuk pencatatan penyusutannya.
Inventory Accounting menjadi semakin penting bagi distributor dan manufaktur karena perubahan persediaan dapat memengaruhi nilai aset dan HPP.
Financial Reporting kemudian menggabungkan berbagai data tersebut menjadi laporan yang dibutuhkan finance maupun manajemen.
Karena itu, jangan menilai ERP hanya dari panjangnya daftar fitur accounting. Pertanyaan yang lebih penting adalah: bagaimana fitur tersebut bekerja ketika digunakan dalam proses bisnis perusahaan?
Kebutuhan Akuntansi dan Pajak di Indonesia
Ada satu hal lain yang tidak boleh dilewatkan: kebutuhan lokal.
ERP yang mampu menangani transaksi secara global belum tentu langsung sesuai dengan proses accounting dan perpajakan di Indonesia. Konfigurasi tetap perlu disesuaikan dengan cara perusahaan melakukan transaksi dan memenuhi kewajibannya.
Beberapa area yang perlu diperiksa antara lain:
- Struktur chart of accounts
- Konfigurasi PPN dan PPh
- Faktur pajak dan e-Faktur
- Accounts payable dan receivable
- Rekonsiliasi bank
- Pelaporan keuangan
- Payroll dan kewajiban terkait
- Perubahan regulasi yang memengaruhi proses pencatatan
Jadi, memiliki modul accounting saja belum berarti seluruh kebutuhan lokal sudah beres. Implementasi tetap perlu mengikuti struktur transaksi, workflow, dan kewajiban perusahaan.
ERP vs Software Akuntansi: Kapan Perlu Beralih?
| Aspek | Software Akuntansi | ERP |
|---|---|---|
| Fokus utama | Accounting dan financial reporting | Accounting sekaligus operasional |
| Inventory | Tergantung platform | Terintegrasi dengan proses bisnis |
| Sales & Purchasing | Terbatas atau terpisah | Terhubung dengan finance |
| Manufacturing | Umumnya terbatas | Dapat dikelola dalam sistem yang sama |
| Multi-cabang | Tergantung sistem | Mendukung proses yang lebih kompleks |
| Integrasi | Sering membutuhkan connector | Integrasi antar-modul tersedia |
| Implementasi | Relatif sederhana | Membutuhkan analisis lintas departemen |
| Cocok untuk | Kebutuhan accounting utama | Operasional yang semakin kompleks |
Tidak semua perusahaan perlu beralih ke ERP. Kalau kebutuhan Anda masih sebatas pembukuan dan pelaporan keuangan, software accounting mungkin sudah cukup.
ERP mulai masuk akal ketika finance menghabiskan terlalu banyak waktu untuk menggabungkan, memeriksa, dan merekonsiliasi data dari sistem lain.
Kapan Perusahaan Perlu Mempertimbangkan ERP?
Tidak ada jumlah transaksi tertentu yang otomatis berarti perusahaan sudah membutuhkan ERP. Lebih baik lihat bagaimana pekerjaan berjalan sehari-hari.
Beberapa tanda yang patut diperhatikan:
- Finance harus menggabungkan data dari banyak sistem sebelum closing.
- Selisih inventory dan accounting sering membutuhkan pemeriksaan manual.
- Jumlah cabang atau warehouse terus bertambah.
- Manajemen membutuhkan laporan berdasarkan produk, cabang, proyek, atau channel.
- Tim finance lebih banyak melakukan input ulang daripada menganalisis data.
- Sistem yang ada semakin sulit mengikuti proses operasional baru.
Tanda-tanda ini jarang muncul sendiri. Biasanya dimulai dari cabang atau produk baru, lalu closing yang makin lama, sampai akhirnya tim lebih banyak menginput ulang data daripada membacanya.
Namun, ini bukan berarti perusahaan perlu mengganti software hanya karena sedang berkembang. Yang lebih penting adalah memastikan sistem yang digunakan masih mampu mengikuti kompleksitas bisnis.
Apa yang Perlu Dipersiapkan Sebelum Implementasi ERP?
Implementasi accounting ERP sebaiknya tidak dimulai dari pertanyaan, “Fitur apa yang dimiliki software ini?”
Mulailah dari proses yang ingin diperbaiki.
Review proses accounting dan cari tahu pekerjaan manual mana yang paling banyak memakan waktu. Setelah itu, tentukan struktur data dan chart of accounts, petakan hubungan accounting dengan sales, purchasing, inventory, dan fungsi lainnya, lalu tetapkan kebutuhan reporting.
Data juga perlu dibersihkan sebelum migrasi. Untuk kebutuhan Indonesia, konfigurasi pajak dan workflow perlu ditentukan sejak awal. Sebelum go-live, uji sistem menggunakan skenario transaksi yang benar-benar terjadi dalam bisnis.
Untuk pembahasan yang lebih lengkap mengenai tahapan implementasi, mulai dari analisis kebutuhan hingga go-live, lihat panduan Implementasi ERP di Perusahaan: Tahapan Proses dan Tantangan.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apa perbedaan ERP accounting dan software akuntansi?
Software accounting terutama berfokus pada pencatatan dan pelaporan keuangan. ERP accounting menghubungkan proses tersebut dengan aktivitas bisnis lain seperti sales, purchasing, inventory, dan manufacturing.
Apakah perusahaan kecil membutuhkan ERP accounting?
Tidak selalu. Jika proses accounting masih sederhana dan sistem yang digunakan sudah memenuhi kebutuhan, belum tentu ada alasan untuk beralih. ERP menjadi lebih relevan ketika kompleksitas operasional mulai menciptakan banyak pekerjaan manual dan rekonsiliasi tambahan.
Apakah ERP dapat menangani kebutuhan pajak Indonesia?
ERP dapat dikonfigurasi untuk kebutuhan perpajakan Indonesia, tetapi konfigurasi dan workflow tetap perlu disesuaikan dengan proses bisnis serta regulasi yang berlaku.
Kesimpulan
Accounting tidak berjalan sendirian. Setiap penjualan, pembelian, perpindahan inventory, pembayaran, dan aktivitas operasional lainnya pada akhirnya menghasilkan dampak pada angka keuangan.
Itulah alasan accounting ERP menjadi semakin relevan ketika bisnis mulai kompleks. Dengan proses yang saling terhubung, finance tidak hanya mendapatkan angka, tetapi juga konteks di balik angka tersebut.
Jika perusahaan Anda mulai menghadapi banyak cabang, inventory yang besar, volume transaksi yang meningkat, atau terlalu banyak sistem terpisah, Anda dapat Book a Demo dengan tim M+ Software untuk melihat apakah Odoo ERP sesuai dengan kebutuhan accounting dan operasional perusahaan.
